AI生成的虚构示意图：两人对照有提手与无提手杯子的商品示意卡，不代表真实商品库存或已完成订单。
员工已经选好了福利商品，准备下单时才发现缺货。经办接下来要接住两件事：承接方现在能提供哪些选择，员工本人愿意采用哪一个。把这两边确认清楚，才能接着走原项目的下单流程。
先核原动作，确定这次确实还没下单
从原项目的选品记录和订单记录查起，分别看是否只是加入选择、是否已经提交、是否受理，以及权益是否已扣。让有查询权限的角色核必要状态，并记下查询时点与依据位置。已经提交的事项，转原订单的履约或售后流程继续处理。
若员工记得点过提交，但记录暂时查不清，先请原承接方核那次动作，暂留“提交结果待查”。此时直接改选再提交，会让原动作更难对应；等状态明确后，再确定是否适用下单前重新选择。
把真正可选的条件交给本人
向承接方问清缺的是哪款、哪种规格和哪种配送范围；补货时间有无可确认依据；现有项目目录里还有哪些商品可选。替代选项要把规格、所需权益或价格、配送费用和地点条件说明白，超出原范围或预算的部分先由项目有权角色确认。
如果补货日未定，就把它写成“补货时间未确认”，不要把等待描述成有确定到货日期的方案。重新选择的商品也要有当前可承接条件。同价、同类或规格更高，只是供本人比较的差异，是否采用仍由本人明确选择。
经办把已确认条件和未知项一次说明，再记录本人决定。本人尚未回复或还想等待，就保留“待本人选择”，同时核原选择期限是否仍适用、谁负责答复。期限是否调整、权益如何处理按该项目实际确认接续，不在这次沟通中自行取消权益或增加补差费用。
下单前缺货选择确认卡
一张卡对应一名员工的一次选择变化。涉及本人或订单的明细保存在原项目授权渠道中；交接时引用记录位置，只给接手角色所需的信息。下面八项按顺序填写：
- 原选择与未下单依据：____
- 缺货事实及确认来源：____
- 可用选项和条件差异：____
- 本人收到的信息：____
- 本人明确选择与时间：____
- 承接条件确认：____
- 下一操作与责任人：____
- 实际提交或仍待办结果：____
填一次完整示例：选了B，订单仍未提交
以下项目、商品、条件和时间均为假设。员工甲只把A加入项目W27的选品记录，未提交订单，也未扣权益。承接方确认A当前缺货、补货日未知；目录中的B可按本项目已确认条件继续选择。经办说明差异后，甲明确选择B。当前记录如下：
- 原选择与未下单依据：甲原选A；周二14:00，经办通过原项目授权查询核对选品和订单记录，确认只有选品记录，无已提交订单，权益未扣。依据位置为假设记录W27-1。
- 缺货事实及确认来源：周二14:05，原承接方在项目渠道确认本次A及所选规格当前无法下单，补货日未知；确认保存在W27-2，不扩大为全部目录缺货。
- 可用选项和条件差异：A为带提手杯；B为无提手杯，属于现有可选目录。本例承接方已确认B所需权益与A相同，可配送至原登记地点，无新增配送费。A暂无确定恢复时间；若甲考虑等待，需另核期限安排。
- 本人收到的信息：经办发送A缺货及补货未定、B规格和权益及配送条件；甲回复已看到这组信息。信息与回复保存在W27-3。
- 本人明确选择与时间：甲于周二14:20明确回复选择B，仅对应甲本次选择，不改动其他员工的记录。
- 承接条件确认：承接方已确认B适用于W27现有选择范围及上述权益、配送条件，可继续原下单步骤；这一确认未替甲提交订单，也不表示库存已为甲锁定。
- 下一操作与责任人：甲按本例原项目流程自行提交B；经办把B的入口和已确认条件交给甲，并在原项目记录中跟进提交状态。提交时若条件变化，先返回核条件和本人选择。
- 实际提交或仍待办结果：截至周二14:20，B选择已确认，订单尚未提交，权益未扣。后续据真实提交记录及承接反馈更新，当前留作待办。
继续跟进时，沿用同一张卡补真实结果：何时提交、承接方如何反馈、还有什么未完成。若甲改变主意，保留前次选择及新确认；若提交遇到问题，就定位这次动作的结果。这样，员工决定与订单进度各有位置，下一位接手的人无需把“选好了”再猜成某个订单状态。